 | La circolarizzazione consente di “pulire” la propria contabilità da errori. A cura di Silvia Bazzano |
Tra le attività del Revisore Legale la circolarizzazione clienti e/o fornitori risulta un’importante procedura con la quale verificare la coerenza delle poste contabili, riferite alla posizione debitoria e/o creditoria della società.
Le situazioni da chiedere a soggetti terzi selezionati ad hoc, tramite PEC, servono a confermare la contabilità interna della società secondo il principio di revisione internazionale (ISA Italia) 500 elementi probativi.
Le Piccole e Medie Imprese (PMI) non hanno questo obbligo di revisione, tuttavia, questa ricerca risulta molto utile al fine di controllare la veridicità della situazione contabile verso i clienti e i fornitori principali.
Una situazione allineata con il nostro creditore (e/o debitore) ci permette di gestire al meglio la liquidità nel breve periodo, mantenendo sempre una visione aggiornata e corretta per programmare i pagamenti anche in previsione dei futuri incassi.
I controlli, pur non previsti per le PMI, permettono alle stesse di monitorare adeguatamente le situazioni. Certi fornitori pur avendo ricevuto un reso di merce dal cliente, in alcuni casi, potrebbero non aver emesso Nota di credito o non aver stornato come espresso dalla causale del bonifico, generando quindi una differenza tra le due contabilità.
La circolarizzazione consta principalmente delle prime due fasi del controllo contabile:
(1) il saldo dell’estratto conto (mastrino);
(2) il partitario;
(3) lo scadenzario;
(4) origine debito/credito.
(1) se confrontando il saldo ricevuto (esterno) con il proprio, emerge una differenza, si procede con un’attenta analisi al fine di ricercare le cause.
In data 31 dicembre potrebbero esserci fatture inviate, ma ancora non prelevate dal cliente, pagamenti effettuati, ma non ancora accreditati sul conto del fornitore; pertanto, si prosegue con la fase successiva.
(2) dallo studio del partitario, emerge la composizione del saldo ossia gli importi di ogni partita aperta, presentando anche discrepanze tra le due società. Un pagamento attribuito dal cliente come acconto di una fattura, ma incassato dal fornitore come saldo di un’altra. Una nota di credito considerata parziale chiusura di una fattura dalla controparte, potrebbe essere stata collegata diversamente.
Nel caso di differenza saldo e/c: si ricerca la causa controllando le partite aperte.
Nel caso di coincidenza del saldo e/c: si verifica l’allineamento anche nel dettaglio, in caso di differenze si procederà ad un’ulteriore corrispondenza, al fine di avere le stesse partite aperte con lo stesso importo in entrambe le contabilità.
(3) lo scadenzario presenta la scadenza dei documenti contabili, in caso di compensazione finanziaria occorre controllare le date ed accorpare le poste con date più vicine.
Il ruolo dell’ufficio recupero crediti è quello di monitorare una situazione sempre aggiornata delle partite da sollecitare e delle situazioni creditorie maggiormente arenate e/o con importi più elevati che potrebbero generare problemi di liquidità aziendali.
(4) origine debito/credito: un controllo della data di origine permette inoltre una adeguata gestione del recupero crediti ed eventuale estinzione dei debiti non oggetto di sollecito.
Codice civile Art.2934 c.1 (Estinzione dei diritti): “Ogni diritto si estingue per prescrizione, quando il titolare non lo esercita per il tempo determinato dalla legge.”
Le situazioni da chiedere a soggetti terzi selezionati ad hoc, tramite PEC, servono a confermare la contabilità interna della società secondo il principio di revisione internazionale (ISA Italia) 500 elementi probativi.
Le Piccole e Medie Imprese (PMI) non hanno questo obbligo di revisione, tuttavia, questa ricerca risulta molto utile al fine di controllare la veridicità della situazione contabile verso i clienti e i fornitori principali.
Una situazione allineata con il nostro creditore (e/o debitore) ci permette di gestire al meglio la liquidità nel breve periodo, mantenendo sempre una visione aggiornata e corretta per programmare i pagamenti anche in previsione dei futuri incassi.
I controlli, pur non previsti per le PMI, permettono alle stesse di monitorare adeguatamente le situazioni. Certi fornitori pur avendo ricevuto un reso di merce dal cliente, in alcuni casi, potrebbero non aver emesso Nota di credito o non aver stornato come espresso dalla causale del bonifico, generando quindi una differenza tra le due contabilità.
La circolarizzazione consta principalmente delle prime due fasi del controllo contabile:
(1) il saldo dell’estratto conto (mastrino);
(2) il partitario;
(3) lo scadenzario;
(4) origine debito/credito.
(1) se confrontando il saldo ricevuto (esterno) con il proprio, emerge una differenza, si procede con un’attenta analisi al fine di ricercare le cause.
In data 31 dicembre potrebbero esserci fatture inviate, ma ancora non prelevate dal cliente, pagamenti effettuati, ma non ancora accreditati sul conto del fornitore; pertanto, si prosegue con la fase successiva.
(2) dallo studio del partitario, emerge la composizione del saldo ossia gli importi di ogni partita aperta, presentando anche discrepanze tra le due società. Un pagamento attribuito dal cliente come acconto di una fattura, ma incassato dal fornitore come saldo di un’altra. Una nota di credito considerata parziale chiusura di una fattura dalla controparte, potrebbe essere stata collegata diversamente.
Nel caso di differenza saldo e/c: si ricerca la causa controllando le partite aperte.
Nel caso di coincidenza del saldo e/c: si verifica l’allineamento anche nel dettaglio, in caso di differenze si procederà ad un’ulteriore corrispondenza, al fine di avere le stesse partite aperte con lo stesso importo in entrambe le contabilità.
(3) lo scadenzario presenta la scadenza dei documenti contabili, in caso di compensazione finanziaria occorre controllare le date ed accorpare le poste con date più vicine.
Il ruolo dell’ufficio recupero crediti è quello di monitorare una situazione sempre aggiornata delle partite da sollecitare e delle situazioni creditorie maggiormente arenate e/o con importi più elevati che potrebbero generare problemi di liquidità aziendali.
(4) origine debito/credito: un controllo della data di origine permette inoltre una adeguata gestione del recupero crediti ed eventuale estinzione dei debiti non oggetto di sollecito.
Codice civile Art.2934 c.1 (Estinzione dei diritti): “Ogni diritto si estingue per prescrizione, quando il titolare non lo esercita per il tempo determinato dalla legge.”